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エクセルステップアップ解説
|表示形式| |ユーザー定義| |並べ替え・集計| |ピボットテーブル| |予定表作成| |関数入門| |戻る|
1.表示形式
エクセルは、標準ではキーボードから入力した状態で表示しますが、日付や時刻の場合は表示形式が自動的に「日付」または「時刻」に変わって表示します。例えば10／1と半角文字で入力すると10月1日のように表示します。
＜参考＞
日付の入力は、半角文字で「Ｍ/Ｄと「/（スラッシュ）」で区切って入力するのが標準です、時刻は同様に「ｈ：ｍ：ｓのように：コロン」で区切って入力します。
こうして入力された日付は表示形式の変更によっていくつもの種類の表示ができます。また、見かけ上は日付ですが計算のできる「シリアル値（1〜9）」が真の姿であることも忘れないでください。
2.ユーザー定義
例えば数値に1200円のように単位をつけて表示させたい場合は、表示形式の分類欄で「ユーザー定義」を選択します。
セルを選択後、書式⇒セル⇒表示形式⇒ユーザー定義⇒種類欄に、#,##0"円" と入力します。すると該当セルに1200と入力すれば1,200円と表示します。
＃＃（シャープ）記号は数値を表します、，（カンマ）は桁区切りに使います。円のように全角文字で表す場合は「" "（ダブルコーテーション）」で文字をくくります。
また、日付や時刻についてもユーザー定義を使えば様々なスタイルの表示が行えます。詳しくは、教材の＜参考＞をご覧ください。
※注
セルに直接1200円と入力するとエクセルは文字列（全角文字が含まれている）と判断して計算されなくなります。「数値は右詰」 「文字は左詰」が標準の配置です。
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2.データの並べ替え
項目毎にデータを並べ替えることによって見やすくなるばかりか並べ替えることによって集計（合計、平均・・）ができるという機能が付いています。集計するには並べ替える、並べ替えると集計ができるでしたね。
・ひとつの項目だけ並べ替えて集計する
項目を選択して、「データ」⇒「昇順」または「降順」のリボンを押す。次に集計するために「小計」をクリックします。グループの基準は並べ替えた項目に、集計方法は合計、集計フィールドは集計したい項目を選択しOKと進みます。集計された画面が表示します。元の表に戻るには「小計」⇒「すべて削除」
・二つ以上の項目の並べ替え
表をクリックします、データ⇒並べ替え⇒「最優先されるキー」、「2番目に優先されるキー」・・の欄に適宜項目を選択します、最後にＯＫをクリックして終了です。
こうして並べ替えた状態で、次のデータの集計に入ります。
3.データの集計
表の何処かをクリックします⇒データ⇒小計⇒表れた画面で「グループの基準」⇒「集計の方法」⇒「集計するフィールド」を設定して「ＯＫ」をクリックします。
最初はグループの基準には並び替えで「最優先されるキー」に設定した項目を指定します。集計の方法は「合計、平均・・・」の中から選択し、集計するフィールドも「取引金額や数量」などを指定します。
次に、集計した状態で再度、データ⇒集計を開きます、開いた画面で「グループの基準」には「2番目に優先されるキー」の項目を指定し集計方法、集計フィールドは前回同様に設定します。最後に、「現在の表と置き換える」のチェックを外してから「ＯＫ」を押してください。これで、並び替えた項目の集計表が出来上がりです。
4.ピボットテーブル
前項での集計は項目ごとの集計でしたが、項目をクロスさせて集計することによって、より分かりやすい状態に表示してくれるのがピボットテーブルです。
元表は、一行目に項目を設けます、以下メモ書きの要領でデータを投入してゆけばピボットテーブルによる各種の集計が実現します。
表内の何処かをクリックして、「データ」⇒「ピボットテーブルとピボットグラフレポート」をクリックして進めていきます。
新しいシート（Ｓｈｅｅｔ４）にピボットテーブルが作成されます、画面は、4つのエリヤから構成されています。
・データエリヤ：「ここにデータアイテムをドラッグします」のメッセージの場所です、ここには集計対象の項目、例えば取引金額や数量の項目をフィールド画面からドラッグします。
行エリヤ、列エリヤ：行方向と列方向からクロスさせて、データエリヤの集計内容を表示させるため要素となる「日付」、「商品名」・・の項目をドラッグします。
ページエリヤ：このエリヤはデータエリヤ、行、列エリヤ以外の項目をドラッグしてその中のひとつにスポットを当ててデータを表示させます、絞込みのためのエリヤです。
教材Ｐ8「活用例」にありますように、住所録やメモ書き程度の表も平均や合計で集計してくれます。
5.予定表の作成
毎月の予定を立てる表作りに、「日付関数」といわれる「Ｗｅｅｋｄａｙ（ウイークデイ）」関数を使って予定表を作りましょう。
ここで、日付の入力は基本入力を用います。（10/1）のようですね。
もうひとつ、月ごとに使いまわしのできるように「曜日」の欄の表示をユーザー定義で「ａａａ」と変更しておきます。
表の作成には、セルの結合や文字の配置など書式を使いまわすための「Ｆ４キー」の操作も覚えておきましょう。直前の書式の再現でしたね。
土、日、祝日の日の色をそれぞれ設定するには「条件付き書式」を使います。Ｗｅｅｋｄａｙ関数は、日付を「1〜7」の整数で表す関数です。この関数を使って条件を与え文字に色を付ける、つまり書式を付ける、これが条件付書式です。
祝日の場合は、年間の祝日一覧を表の外に別表として作成しておきます、条件は「Ｃｏｕｎｔｉｆ（カウントイフ」関数で与えます、つまり曜日欄の日付が別表の祝日一覧にある場合はという条件を作るのにＣｏｕｎｔｉｆ関数を使いました。Ｃｏｕｎｔｉｆ関数は、ある条件に合致したデータの数を数える関数です。
6.関数入門
最も利用価値の高い条件関数「ＩＦ（イフ）」関数について学びます。条件とは前項で取り上げていますが、データを数える場合や表示をする場合などにある条件を付けて取り出す関数、それが条件関数です。
ＩＦ関数は「論理式」で表します。論理式とは、等号（＝）や不等号（＜＞）で作る式のことです。例えば、75以上という条件なら論理式は、＞75、または75を含める場合は、＞＝75と表します。実際には、指定するセル（例：Ｆ2）の値がとして、Ｆ2＞75のように入力します。
ＩＦ関数は、論理式を満たせば「真の場合」欄に表示させたい文字（合格）や記号（○）を入力します、それ以外は「偽の場合」欄に相対する文字や記号を入力します、「空白」にしたいときはダブルコーテーション「""」を入力します。
ＩＦ関数はひとつの条件しか識別できませんので二つ以上の条件を付ける場合は、「ＡＮＤ（アンド）」関数や「ＯＲ（オアー）」関数と組み合わせて関数を立てます。⇒ネスト関数
この場合注意することは、ＡＮＤ関数（ＯＲ関数）を立てた後ＯＫを押さないで、数式バー上をクリックすることですね。